Weihnachtsgeld

Was gilt es bei der freiwilligen Zahlung von Weihnachtsgeld zu beachten?

Laut Statistischem Bundesamt beziehen 85,7 % der Tarifbeschäftigten in Deutschland im Jahr 2022 ein Weihnachtsgeld von durchschnittlich 2.747,00 Euro. Findet sich ein Anspruch auf ein Weihnachtsgeld weder in einem anwendbaren Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder einem Arbeitsvertrag stellt sich alljährlich vielen Arbeitgebern die Frage, ob sie auf rein freiwilliger Basis ein Weihnachtsgeld als Sonderzuwendung an die Mitarbeitenden zahlen wollen, und wenn ja, was sie hierbei arbeitsrechtlich zu beachten haben.

Freiwilliges Weihnachtsgeld

Ein freiwilliges Weihnachtsgeld liegt grundsätzlich dann vor, wenn ein Unternehmen (jedes Jahr) frei darüber entscheidet, ob es überhaupt ein Weihnachtsgeld gewähren will, zu dessen Zahlung es weder aufgrund Gesetzes, Tarifvertrags, noch aufgrund eines Arbeitsvertrags oder einer betrieblichen Übung verpflichtet ist.

Bei der Gewährung eines freiwilligen Weihnachtsgeldes ist mit Blick auf die sehr restriktive Rechtsprechung zur Zulässigkeit von Freiwilligkeitsvorbehalten und zur Vermeidung des Entstehens einer betrieblichen Übung dringend zu empfehlen, die Mitarbeitenden in einem gesonderten Anschreiben vor jeder Zahlung ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass es sich bei dem Weihnachtsgeld um eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers handelt, auf welche auch bei einer wiederholten Zahlung kein Rechtsanspruch auf künftige entsprechende Leistungen – weder dem Grunde noch der Höhe nach – begründet wird. Ein solcher ausdrücklicher Freiwilligkeitshinweis ist unabhängig davon, ob bereits ein pauschaler Freiwilligkeitsvorbehalt in dem individuellen Arbeitsvertrag vereinbart ist oder nicht, stets vor jeder konkreten Zahlung eines Weihnachtsgeldes explizit zu wiederholen und sollte sich nicht nur auf einen schlanken Hinweis auf die Freiwilligkeit beschränken, sondern deutlich machen, dass kein Anspruch auf die Leistung besteht.

Höhe des Weihnachtsgeldes

Die Höhe eines freiwilligen Weihnachtsgeldes unterliegt der freien Entscheidung des Arbeitgebers. Dabei ist jedoch zu beachten, dass der Arbeitgeber vor allem an den allgemeinen Gleichbehandlungsgrundsatz gebunden ist. Insbesondere die willkürliche Schlechterstellung einzelner Mitarbeitender oder einer Gruppe von Mitarbeitenden ohne einschlägige sachliche Gründe ist zu vermeiden. Bei einem Verstoß gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz kommt es regelmäßig zu einer „Anpassung nach oben“, d.h. die benachteiligten Beschäftigten können verlangen, nach der begünstigten Beschäftigtengruppe behandelt zu werden und hätten demensprechend einen Anspruch auf Zahlung eines bzw. eines höheren Weihnachtsgeldes. Differenzierungen sind bei Vorliegen nachvollziehbarer sachlicher Unterscheidungskriterien möglich. So könnten etwa Mitarbeitende, die von den erhöhten Ausgaben im Rahmen der Weihnachtszeit besonders belastet sind, wie z.B. Mitarbeitende in unteren Gehaltsstufen oder Mitarbeitende mit Kindern, überdurchschnittlich begünstigt werden. Auch sollte in Bezug auf Teilzeitbeschäftigte der in § 4 Abs. 1 S. 2 TzBfG festgelegte pro-rata-temporis-Grundsatz beachtet werden, nach welchem sich die Höhe bei Teilzeitbeschäftigten grundsätzlich anteilig im Verhältnis der mit ihnen individuell vereinbarten Arbeitszeit zur Arbeitszeit von Vollzeit-Arbeitnehmern bestimmen sollte.

Mitbestimmung Betriebsrat

Unternehmen mit Betriebsrat haben zudem zu beachten, dass die Freiwilligkeit einer Weihnachtsgeldzahlung nicht die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG ausschließt. Der Arbeitgeber kann zwar insbesondere frei darüber entscheiden, ob er überhaupt ein Weihnachtsgeld zahlen und welchen finanziellen Umfang er zur Verfügung stellen will. Die Mitbestimmung des Betriebsrats greift dann aber beim „Wie“, d.h. der Art und Weise der Verteilung der freiwilligen Weihnachtsgeldzahlung unter den Mitarbeitenden, ein.

Zahlung als steuer- und sozialversicherungsfreie Inflationsausgleichsprämie

In diesem Jahr und auch im Jahr 2023 und 2024 ist zu erwägen, anstatt eines zunächst angedachten freiwilligen – zu versteuernden und zu verbeitragenden – Weihnachtsgeldes eine freiwillige Inflationsausgleichsprämie zu zahlen, welche gemäß § 3 Nr. 11 c) EStG bis zu einer Höhe von insgesamt 3.000,00 Euro steuer- und sozialabgabenfrei wäre, sodass dies auch für den Arbeitgeber finanziell vorteilhaft wäre. Im Falle der Gewährung einer Inflationsausgleichsprämie ist darauf zu achten, dass die Voraussetzungen und Zusätzlichkeitskriterien des § 3 Nr. 11 c) und § 8 Abs. 4 EStG erfüllt sind und insbesondere die Freiwilligkeit und der Zweck der Inflationsausgleichsprämienzahlung – Abmilderung der gestiegenen Verbraucherpreise – deutlich herausgestellt wird (vgl. im Einzelnen zur Inflationsausgleichsprämie unseren Blogbeitrag vom 12.10.2022). Wichtig ist, dass eine Zahlung als Inflationsausgleichsprämie nur dann steuer- und sozialversicherungsfrei zulässig ist, wenn die Mitarbeitenden keinen Anspruch auf ein Weihnachtsgeld haben. D.h. eine Inflationsausgleichsprämie kann nicht anstelle eines Weihnachtsgeldes gezahlt werden, wenn bereits ein Anspruch der Mitarbeitenden auf ein Weihnachtsgeld bestehen sollte.