UPDATE: Whistleblowing, Hinweisgeberschutz

Das Hinweisgeberschutzgesetz tritt in Kürze in Kraft – akuter Handlungsbedarf für Unternehmen

Das längst überfällige nationale „Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“ (kurz: Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) zur Umsetzung der „EU-Whistleblowing-Richtlinie“ wurde nunmehr vom Gesetzgeber final beschlossen. Nachdem der Bundesrat zunächst die Zustimmung zu dem vom Bundestag beschlossenen HinSchG verweigert hatte (siehe unsere Blog-Beiträge vom 12. Januar 2023 und vom 17. Februar 2023), haben sich Bundesrat und Bundestag am 9. Mai 2023 im Vermittlungsausschuss gemeinsam auf einen Kompromiss geeinigt, welcher sodann zügig vom Bundestag am 11. Mai 2023 beschlossen wurde und am 12. Mai 2023 auch die Zustimmung des Bundesrates fand.


Wann tritt das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft?

Das HinSchG muss aktuell noch vom Bundespräsidenten geprüft, unterzeichnet und sodann im Bundesgesetzblatt verkündet werden. Mit der Verkündung des Gesetzes ist insofern zeitnah zu rechnen. Wichtig: Das HinSchG tritt sodann bereits einen Monat nach seiner Verkündung in Kraft, also aller Voraussicht nach „bereits“ bis Ende Juni 2023. Sobald das konkrete Datum des Inkrafttretens bekannt ist, werden wir Sie auf unserem Blog hierüber kurz informieren.


Welche wesentlichen Änderungen enthält das final beschlossene HinSchG?

Der nunmehr erzielte Kompromiss zum HinSchG enthält erwartungsgemäß keinen wesentlichen Änderungen an der für die Unternehmen wohl relevantesten Kernregelung – der Einrichtung einer internen Meldestelle. Das heißt, Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitenden müssen gemäß § 12 Abs. 1 HinSchG eine interne Meldestelle einrichten, an die sich die hinweisgebenden Personen (sog. Whistleblower) vertraulich ohne Risiko von Repressalien wenden können, um auf Missstände aufmerksam machen zu können (vgl. hierzu die grundlegenden Erläuterungen zum HinSchG in unserem Blog-Beitrag vom 12. Januar 2023).

Die wesentlichen Änderungen des finalen HinSchG im Vergleich zum ursprünglichen Entwurf des HinSchG liegen nach dem im Vermittlungsausschuss erzielten Kompromiss insbesondere in folgenden Punkten:

  • Der Anwendungsbereich des HinSchG wurde etwas näher eingeschränkt. So werden Informationen über Verstöße nur dann vom HinSchG erfasst, wenn sie sich auf den Beschäftigungsgeber oder eine andere Stelle beziehen, mit der die hinweisgebende Person aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit in Kontakt stand.


  • Die wesentlichste Änderung betrifft den Wegfall der Pflicht zur Einrichtung anonymer Meldekanäle. Bislang war vorgesehen, dass interne Meldestellen auch anonyme Meldungen ermöglichen müssen. Diese Verpflichtung ist im finalen Gesetz nicht mehr enthalten. So „soll“ eine interne Meldestelle zwar auch anonyme Meldungen bearbeiten, es besteht aber keine Verpflichtung dazu, die Meldekanäle so zu gestalten, dass anonyme Meldungen möglich sind.


  • Die hinweisgebenden Personen sollen die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen, jedenfalls wenn intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und keine Repressalien zu befürchten sind.


  • Die Beweislastumkehr zugunsten hinweisgebender Personen im Fall von Benachteiligungen wurde etwas entschärft und greift nur dann, wenn die hinweisgebende Person von sich aus „aktiv“ wird und geltend macht, dass die Benachteiligung auf der abgegebenen Meldung beruht.


  • Der im ursprünglichen Entwurf noch vorgesehene Anspruch auf Ersatz von immateriellen Schäden („Schmerzensgeld“) ist entfallen. Ein Schadensersatzanspruch für materielle Schäden besteht weiterhin.


  • Der Höchstbetrag für ein etwaiges Bußgeld nach dem HinSchG wurde von 100.000 EUR auf 50.000 EUR abgesenkt.


  • Schließlich ist die Verpflichtung von Unternehmen zur Errichtung einer internen Meldestelle erst sechs Monate nach Verkündung des Gesetzes bußgeldbewehrt, d.h. aller Voraussicht ab Ende 2023 / Beginn 2024.


Welche Unternehmen müssen ab welchem Zeitpunkt die Vorgaben des HinSchG umgesetzt haben?

  • Für Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitenden besteht mit Inkrafttreten (!) des Gesetzes die sofortige Pflicht zur Errichtung einer internen Meldestelle.


  • Für Finanzdienstleistungsunternehmen (z.B. Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Börsenträger, Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute) besteht unabhängig von der Anzahl ihrer Beschäftigten ebenfalls mit Inkrafttreten (!) des Gesetzes die sofortige Pflicht zur Errichtung einer internen Meldestelle.


  • Für Unternehmen zwischen 50-249 Mitarbeitenden muss eine interne Meldestelle spätestens ab dem 17. Dezember 2023 eingerichtet sein.


Bestehen bei der Einrichtung eines Hinweisgebersystems Beteiligungsrechte des Betriebsrats?

Unternehmen mit Betriebsrat haben bei der Einführung eines Hinweisgebersystems die Beteiligungsrechte des Betriebsrats zu beachten. Hier ist zunächst der Betriebsrat gemäß § 80 Abs. 2 BetrVG grundsätzlich über die geplante Einführung einer internen Meldestelle zu unterrichten. Dem Betriebsrat steht zudem im Regelfall ein Mitbestimmungsrecht gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG zu. Dies betrifft aufgrund der gesetzlichen Pflicht zur Einführung einer internen Meldestelle weder die Frage des „Ob“ der Einrichtung noch die Entscheidung des Arbeitgebers, ob er selbst oder ein externer Dienstleister die „interne“ Meldestelle betreibt, sondern regelmäßig die konkrete Ausgestaltung der internen Meldestelle und des konkret einzuhaltenden Meldeverfahrens. Ein zwingendes Mitbestimmungsrecht kann sich bei der Einführung einer online basierten internen Meldestelle zudem aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ergeben, da dies eine technische Einrichtung darstellt, die zumindest dazu geeignet ist, das Verhalten der Arbeitnehmenden zu überwachen. Zu beachten ist neben dem einzuplanenden zeitlichen Aspekt für entsprechende Betriebsvereinbarungsverhandlungen zudem, dass ggf. auch der Gesamtbetriebsrat oder der Konzernbetriebsrat das zuständige Gremium sein kann, wenn es im Unternehmen mehrere Betriebe gibt oder ein Konzernsachverhalt vorliegt.


Was sollten Unternehmen nun tun?

Für Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitenden und für Finanzdienstleistungsunternehmen – sofern noch nicht geschehen – wird es nunmehr allerhöchste Zeit, unverzüglich ein die Vorgaben des HinSchG erfüllendes Hinweisgebersystem einzuführen. Auch Unternehmen zwischen 50-249 Mitarbeitenden sollten nunmehr dringend mit der Implementierung eines Hinweisgebersystems mit Blick auf den nahenden 17. Dezember 2023 beginnen, insbesondere wenn ein Betriebsrat besteht.

Sofern ein Hinweisgeber-/Whistleblowingsystem im Unternehmen bereits vorhanden ist, sollte dies auf die Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben des HinSchG überprüft und ggf. unverzüglich angepasst werden.

Mit Blick auf die Regelung des § 39 HinSchG, wonach Vereinbarungen unwirksam sind, welche die nach dem HinSchG bestehenden Rechte hinweisgebender Personen einschränken, sollten bestehende Arbeitsvertragsmuster, insbesondere Geheimhaltungsregelungen, überprüft und ggf. künftig angepasst werden.

In Unternehmen mit Betriebsrat ist zwingend die Beteiligung des Betriebsrats im Blick zu behalten und zeitlich einzuplanen. Damit Mitarbeitende zudem nicht direkt an externe Meldestellen herantreten, sollte das interne Hinweisgebersystem möglichst einfach gestaltet sein und die Mitarbeitenden sollten rechtzeitig und umfassend über das Hinweisgebersystem informiert werden. Idealerweise wird das interne Hinweisgebersystem sogleich in eine Compliance- und Ethikrichtline integriert.

Wir unterstützen Sie gern bei dem Prozess der Implementierung eines Hinweisgebersystems.


Carsten Brachmann
Rechtsanwalt I Fachanwalt für Arbeitsrecht I Partner

Linus Grund
Rechtsanwalt


Bild: Bild von Drazen Zigic auf Freepik

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