New Work – Abgrenzung Homeoffice vs. mobiles Arbeiten

Das Thema flexible Arbeitsformen (Homeoffice, mobiles Arbeiten) hat durch die Corona-Krise Aufschwung erhalten. Hierdurch haben viele Unternehmen erkannt, dass Arbeiten auch von zu Hause oder mobil erledigt werden können und wie wertvoll flexibles Arbeiten für die Mitarbeiterzufriedenheit sind. Dazu kommt ggf. eine Kostenersparnis für Büroräumlichkeiten. Gleichzeitig war bzw. ist zu beobachten, dass viele Unternehmen für diese flexiblen Arbeitsformen nicht ausreichend aufgestellt sind und die besonderen rechtlichen Herausforderungen, die je nach Form des flexiblen Arbeitens teilweise unterschiedlich sein können, noch nicht ausreichend gelöst sind. Dieser Beitrag soll einen Überblick über die Abgrenzung von Homeoffice und mobilem Arbeiten und die diesbezüglichen rechtlichen Anforderungen geben.

Abgrenzung von Homeoffice und mobilem Arbeiten

Homeoffice ist nicht gleich mobiles Arbeiten. Oft werden die Begriffe fälschlicherweise als Synonym verwandt, obwohl rechtliche und tatsächliche Unterschiede mit dem jeweiligen Begriff verknüpft sind.

„Homeoffice“ bedeutet, regelmäßig „in den eigenen vier Wänden“ zu arbeiten. Ein anderer Begriff dafür ist (alternierende) Telearbeit. Alternierend bedeutet in diesem Fall, wenn ein Wechsel zwischen einem Arbeitsplatz zu Hause und einem Arbeitsplatz im Büro stattfindet. Voraussetzung hierfür ist, dass eine vertragliche Regelung über die Bedingungen der Telearbeit vorliegt, wonach an vorab fest vereinbarten Tagen bzw. zu fest vereinbarten Zeiten zu Hause gearbeitet wird. Zudem ist dem Arbeitnehmer zu Hause ein fester Arbeitsplatz einzurichten.

Unter „mobiler Arbeit“ ist demgegenüber die durch Zurverfügungstellung von mobilen Endgeräten eingeräumte Möglichkeit zu verstehen, die Arbeitsleistung an typischerweise wechselnden Orten außerhalb des Betriebs zu erbringen (etwa auf Reisen im Zug, im Hotel oder auf dem heimischen Sofa). Der Arbeitnehmer muss nicht notwendig von zu Hause arbeiten. Er muss nur seine Erreichbarkeit sicherstellen.

Verschiedene Maßnahmen des Arbeitsschutzes

Je nachdem, ob ein Fall von Homeoffice oder mobilem Arbeiten vorliegt, muss der Arbeitgeber verschiedene Maßnahmen des Arbeitsschutzes beachten.

Das klassische Homeoffice (im Sinne von Telearbeit, s.o.) ist gesetzlich geregelt. Es gilt die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), was bedeutet, dass der Arbeitgeber für die Ausstattung des Arbeitsplatzes verantwortlich ist. Wörtlich heißt es: „Telearbeitsplätze sind vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte, wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat“. Die geltenden Arbeitsschutz- und Unfallverhütungsvorschriften müssen umgesetzt und überprüft werden. Dafür ist der Arbeitgeber verantwortlich und muss die Gegebenheiten vor Ort überprüfen oder sich fachmännisch beraten lassen. Insbesondere folgende drei Pflichten ergeben sich für den Arbeitgeber aus der ArbStättV:

Der Arbeitgeber muss bei der erstmaligen Beurteilung der Arbeitsbedingungen und des Arbeitsplatzes eine Gefährdungsbeurteilung vornehmen, also Gefährdungen im Homeoffice – etwa durch störende Geräusche oder ergonomische Mängel – ermitteln und ggf. abstellen. Der Arbeitgeber darf hierbei die Eigenart von Telearbeitsplätzen – namentlich das Arbeiten in Privaträumen – berücksichtigen. Zu beachten ist, dass Homeoffice-Arbeitsplätze lediglich einmalig, also bei Aufnahme der regelmäßigen Tätigkeit von zu Hause, auf Gefahren und Sicherheitsrisiken zu überprüfen sind und dass der Arbeitgeber seiner Pflicht zur Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung, mit Blick auf die durch Art. 13 GG garantierte Unverletzlichkeit der Wohnung, nur mit ausdrücklicher Zustimmung des betroffenen Beschäftigten nachkommen kann. Empfehlenswert ist daher, über das Zutrittsrecht des Arbeitgebers eine vertragliche Regelung zu treffen.

Der Arbeitgeber muss die Beschäftigten unterweisen (§ 1 Abs. 3 Nr. 2 und § 6 ArbStättV). Das bedeutet, dass er diesen anhand der Gefährdungsbeurteilung ausreichende und angemessene Informationen betreffend Gefährdungen im Homeoffice zur Verfügung stellen muss.

Anhang 6 der ArbStättV stellt konkrete Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze auf (sogenannte Bildschirmarbeitsverordnung). Der Arbeitgeber muss beispielsweise dafür sorgen, dass der Arbeitsplatz ausreichend Raum für wechselnde Arbeitshaltungen hergibt, dass Bildschirme so aufgestellt sind, dass die Oberflächen frei von Blendungen / Reflexionen sind und dass die Arbeitsfläche vor der Tastatur ein Auflegen der Handballen ermöglicht.

Im Gegensatz zum Homeoffice kommt die ArbStättV beim mobilen Arbeiten nicht zum Tragen, sondern es finden nur die weniger konkreten Vorschriften des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) Anwendung. Begründung: Der Arbeitgeber kann nicht alle denkbaren Arbeitsorte – vom reservierten Platz im ICE bis zum Tisch im Café – auf Sicherheit überprüfen. Mobiles Arbeiten erlaubt somit hinsichtlich des Arbeitsschutzes mehr Flexibilität. Die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 Abs. 1 ArbSchG, die Betriebssicherheitsverordnung und die Unterweisung des Arbeitnehmers nach § 12 Abs. 1 ArbSchG gelten jedoch auch beim „mobilen Arbeiten“.

Hierfür reicht es jedoch aus, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung vor Ort anbietet. Legt der Arbeitnehmer darauf keinen Wert, wird der Arbeitgeber – anders als beim Homeoffice – seiner Ermittlungspflicht dadurch gerecht, dass er beim Arbeitnehmer relevante Informationen standardisiert durch einen Fragebogen erhebt.

Kosten

Aus Gründen des Arbeits- bzw. Datenschutzes ist es für den Arbeitgeber ratsam, dem Arbeitnehmern die für den Homeoffice-Arbeitsplatz erforderlichen Arbeitsmittel (z.B. Laptop) sowie teils auch Einrichtungsgegenstände (z.B. Bürostuhl) zur Verfügung zu stellen. Dies führt dazu, dass mit Einführung von Homeoffice oft höhere Kosten verbunden sind, als bei mobiler Arbeit. Werden Arbeitsmittel oder Einrichtungsgegenstände beim Homeoffice nicht oder nur teilweise zur Verfügung gestellt, verbleibt grundsätzlich ein Aufwendungsanspruch des Beschäftigten, der vom Arbeitgeber zu tragen ist. Hier bieten sich vertragliche Kostenregelungen an. Zudem sollten auch vertragliche Haftungsregelungen vereinbart werden.

Für mobiles Arbeiten benötigt der Beschäftigte hingegen in der Regel lediglich einen Laptop und/oder ein Smartphone, gegebenenfalls noch ein Headset. Die Kosten trägt – ohne abweichende vertragliche Vereinbarung – nach § 670 BGB ebenfalls der Arbeitgeber. Die Kosten stellen sich jedoch insgesamt weitaus geringer dar als beim Homeoffice.

Arbeitszeit

Der Arbeitgeber bleibt sowohl im Homeoffice als auch bei der mobilen Arbeit für die Einhaltung der Schutzvorschriften des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) verantwortlich. Grundsätzlich kann bei mobilen Arbeitsformen die Arbeitszeit von Beschäftigten nur schwer ermittelt bzw. vom Arbeitgeber kontrolliert werden. Dies ist vor dem Hintergrund der Pflichten des Arbeitgebers aus dem ArbZG (z.B. der Einhaltung der elfstündigen Ruhezeit, § 5 ArbZG), problematisch.

Wer außerhalb des Büros arbeitet, neigt mitunter dazu, zu viel zu arbeiten. Hierbei ist das Risiko einer Entgrenzung von Arbeitszeit und etwaigen Arbeitszeitverstößen bei mobiler Arbeit noch höher als beim Homeoffice, da der Arbeitnehmer hier örtlich entgrenzt tätig wird. Aus diesem Grund sollten Arbeitgeber mit ihren Beschäftigten vertragliche Vereinbarungen zur Erfassung der Arbeitszeit schließen, sodass die Dokumentation der Arbeitszeit durch die Mitarbeiter selbst erfolgt. Zudem ist wichtig, dass sich Führungskraft und Beschäftigte gut absprechen und klare Erreichbarkeitszeiten definieren bzw. diese schriftlich festhalten.

Datenschutz und Datensicherheit

Sowohl im Homeoffice als auch beim mobilen Arbeiten müssen die DSGVO und das BDSG beachtet werden. Gegenüber dem Homeoffice besteht beim mobilen Arbeiten, wo kein fest eingerichteter Arbeitsplatz besteht, ein noch höheres Risiko von Datenschutzverstößen.

Der Arbeitgeber ist verantwortlich für Datensicherheit, insbesondere für technisch-organisatorische Maßnahmen im Sinne des Art. 32 DSGVO. Es sollte daher in jedem Fall darauf geachtet werden, dass ausschließlich vom Arbeitgeber gestellte Hard- und Software (PC bzw. Laptop) genutzt und entsprechend gesichert wird. Die IT-Ausstattung des Arbeitgebers sollte nicht privat genutzt werden. Auch darf z.B. das Speichern der von den Beschäftigten erstellten Dokumente nicht auf privaten Speichermedien, wie z.B. ungesicherten USB-Sticks, erfolgen. Am Laptop-Bildschirm sollte ein Sichtschutz angebracht werden.

Insgesamt ist auf die Aufstellung von schriftlichen Regelungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten und zur Gewährleistung der Datensicherheit beim Homeoffice bzw. mobilen Arbeiten besonders zu achten. Auch sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter laufend schulen, um einen datenschutzgerechten Umgang mit mobilen Geräten zu gewährleisten. Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat sind dessen Beteiligungsrechte gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG hinsichtlich mobiler Arbeit und Homeoffice zu beachten. Dieses Thema bleibt einem gesonderten Beitrag vorbehalten.

fellaws Hinweis

Im Ergebnis haben beide Modelle ihre Vor- und Nachteile. Welches Modell Arbeitgeber und Beschäftigte auch vorziehen: Entscheidend ist es, die Rechte und Pflichten beider Seiten zu kennen und festzuhalten. Die Elemente Zutrittsrecht, Direktionsrecht, Arbeitsmittel, Arbeitszeit, Datenschutz, Haftung, Kosten und Widerrufsmöglichkeiten sollten dabei fester Bestandteil einer jeden Vereinbarung zum flexiblen Arbeiten sein.

Dr. Anja Branz
Rechtsanwältin I Fachanwältin für Arbeitsrecht